Hay un hecho tristemente contrastado, que consiste en el alto porcentaje de fracasos a la hora de implantar un ERP.
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Se calcula que solo el 16% de los ERP están bien implantados y con éxito, tanto económicamente, como habiendo cumplido los objetivos marcados dentro del calendario de implantación.
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Se estima que un 34% de los proyectos terminan cancelados y abandonados y un 50% de los proyectos, terminan con un coste superior al 180% sobre el precio inicial de implantación.
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A todo esto, debemos de incluir toda la carga emocional y el stress de la implantación, intentando defender los objetivos de la empresa y los compromisos con los clientes, manteniendo la producción, la gestión administrativa, preparándose además para la futura exportación de datos al nuevo sistema informático, intentando evitar duplicidad de tareas, etc.., resultando todo esto irónico ya que los motivos de implantar un ERP, son agilizar los tiempos de respuesta, reducir las tareas duplicadas eliminando las innecesarias, automatizar la entrada y salida de información con el fin de poder reducir costes, mejorar el rendimiento, reducir errores por factor humano y reducir las actividades innecesarias.
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Por desgracia, al final en el periodo de implantación suele ocurrir todo lo contrario, se duplican las actividades en los puestos de trabajo, puestos técnicos pasar a desempeñar trabajos administrativos (pagamos la hora de administrativo a precio de técnico), no tenemos la información al día en la mayoría de los casos,(por lo que no podemos tomar las decisiones más acertadas) y todo esto por no formular inicialmente las preguntas adecuadas, planteando una estrategia de implantación, no solo a nivel de herramienta informática, sino a todos los niveles, motivación del personal, organización y distribución de los equipos de trabajo, fases en el planteamiento del cambio y en definitiva un estudio detallado de las necesidades de implantación así como de la situación de la empresa frente al cambio.
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Por estos mismos motivos, es crucial tener una implantación muy bien definida y estructurada, incluso evaluando y promoviendo resultados visibles a corto plazo, motivando al personal de la empresa, que puedan valorar realmente como va a mejorar su actividad profesional, sin perder de vista el factor humano, participando desde el primero hasta el último de la empresa, implicandose en los éxitos y fracasos de la implantación, y sobre todo existiendo unos CANALES DE COMUNICACIÓN muy bien definidos.
Si analizamos los factores de los fracasos en este tipo de implantaciones, nos encontramos que ya en los inicios de la implantación, dentro de la fase de toma de datos, la primera pregunta esta mal planteada:
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- ¿QUE ES LO QUE USTED HACE EN SU PUESTO DE TRABAJO?
Cuando la pregunta correcta seria….
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- QUE PRECISA USTED DE LOS OTROS DEPARTAMENTOS PARA REALIZAR SU ACTIVIDAD DIARIA?
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Ya que lo que otros departamentos precisen de usted...
ES LO QUE USTED DEBE DE HACER.
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ES LO QUE USTED DEBE DE HACER.
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Pero incluso antes de plantear esta pregunta, tenemos que realizarnos a nosotros mismos como GERENTES otras igual de importantes:
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- ¿QUE NECESIDADES INFORMATIVAS Y DE GESTION TIENE REALMENTE MI EMPRESA?
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- ¿CUALES NO ESTAN CUBIERTAS CON MI ACTUAL SISTEMA INFORMATICO?
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- ¿CUAL HA SIDO EL PORCENTAJE DE CRECIMIENTO EN LOS ULTIMOS 3 AÑOS?
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o A NIVEL FINANCIERO
o DE NUMERO DE CLIENTES
o DE VOLUMEN DE DATOS
o DE PLANTILLA EN LA EMPRESA
o DE EQUIPOS INFORMÁTICOS
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- ¿COMO ESTAN MIS PROGRAMAS INFORMATICOS ACTUALMENTE?
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o ESTAN ACTUALIZADOS
o ME DAN
o ¿CUAL ES ACTUALMENTE EL PRECIO/HORA DE MANTENIMIENTO DE SOFTWARE ?
o ¿Y EL DE FORMACION DEL PERSONAL SOBRE EL SISTEMA INFORMATICO ACTUAL?
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Y
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- ¿ESTAMOS PREPARADOS PARA EL CAMBIO?
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- COMPARANDO ESTAS RESPUESTAS
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o ¿CUAL ES EL COSTE HUMANO,TECNOLOGICO Y ECONOMICO, TANTO EN FORMACION, CONSULTORIA, COMO DE PROGRAMACION Y HORAS DE PERSONAL PARA SU IMPLANTACIÓN, QUE DEBE REALIZAR MI EMPRESA Y QUE RESULTADOS Y BENEFICIOS QUE OBTENGO DE ELLO?
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En definitiva…
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- ¿PRECISO REALMENTE UN ERP?
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Por lo que la cuestión realmente seria…
¿ QUE NECESIDADES PRECISA MI EMPRESA QUE PUEDE CUBRIR UN ERP?
Una vez, realizada una reflexión de estas necesidades, la compararemos con el actual sistema informático, analizando cuales realmente tenemos y si en todos los aspectos, (económicos, formativos, humanos, tecnológicos, de implantación, de cultura del cambio… ), nos compensa y ofrece sobre todo la posibilidad de mejorar y hacer crecer a nuestra empresa, facilitándonos marcar el rumbo, hacia los objetivos establecidos.
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Ya que esta tecnología, debe de tener en cuenta muchas más disciplinas de las que realmente nos planteamos a la hora de decidirnos por un ERP, así como cuales son nuestras posibilidades económicas y como vamos a recuperar esta inversión, ya que la primeras normas a la hora de pensar en un ERP son que debe de dar información inmediata, estar automatizado lo mas posible y que mejore mi productividad en todos mis departamentos.
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Asesorarse adecuadamente, incluso en los factores de motivación, equipos de trabajo, analizar los procesos internos, tanto informativos, como de trabajo (medios mecánicos y humanos), etc… pueden marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de una implantación, ya que los ERP, son estupendas herramientas, si se sabe realmente cuales son sus limitaciones, sus posibilidades de crecimiento, si conocemos claramente cuales son nuestras estrategias de futuro como empresa, de que medios actuales disponemos, cuales son nuestras limitaciones, cual es el coste real y sobre todo los resultados que vamos a conseguir gracias a la implantación de esta tecnología.
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En resumen, un buena estrategia de implantación puede marcar la diferencia entre una inversión o un Gasto.
¿ QUE NECESIDADES PRECISA MI EMPRESA QUE PUEDE CUBRIR UN ERP?
Una vez, realizada una reflexión de estas necesidades, la compararemos con el actual sistema informático, analizando cuales realmente tenemos y si en todos los aspectos, (económicos, formativos, humanos, tecnológicos, de implantación, de cultura del cambio… ), nos compensa y ofrece sobre todo la posibilidad de mejorar y hacer crecer a nuestra empresa, facilitándonos marcar el rumbo, hacia los objetivos establecidos.
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Ya que esta tecnología, debe de tener en cuenta muchas más disciplinas de las que realmente nos planteamos a la hora de decidirnos por un ERP, así como cuales son nuestras posibilidades económicas y como vamos a recuperar esta inversión, ya que la primeras normas a la hora de pensar en un ERP son que debe de dar información inmediata, estar automatizado lo mas posible y que mejore mi productividad en todos mis departamentos.
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Asesorarse adecuadamente, incluso en los factores de motivación, equipos de trabajo, analizar los procesos internos, tanto informativos, como de trabajo (medios mecánicos y humanos), etc… pueden marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de una implantación, ya que los ERP, son estupendas herramientas, si se sabe realmente cuales son sus limitaciones, sus posibilidades de crecimiento, si conocemos claramente cuales son nuestras estrategias de futuro como empresa, de que medios actuales disponemos, cuales son nuestras limitaciones, cual es el coste real y sobre todo los resultados que vamos a conseguir gracias a la implantación de esta tecnología.
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En resumen, un buena estrategia de implantación puede marcar la diferencia entre una inversión o un Gasto.
